Proses Perencanaan Sumber Daya
Manusia
Dalam menyusun perencanaan sumber
daya manusia relatif tidak mudah karena banyak faktor yang perlu
dipertimbangkan. Dalam beberapa kasus proses penyusunan perencanaan sumber daya
manusia sering kali berhubungan dengan sebab lain, misalnya masalah anggaran.
Kemudian ketersediaan tenaga kerja dalam bidang tertentu diwilayah tertentu
terkadang sulit untuk didapat terutama untuk wilayah tertentu. Hal ini
menyebabkan perecanaan sumber daya manusia kurang efektif. Oleh karena ini
diperlukan suatu proses yang benar-benar baik untuk menyusun perencanaan sumber
daya manusia.
Dalam praktiknya proses
perencanaan sumber daya manusia dilakukan secara bertahap dan masing-masing
tahap harus dilakukan secara konsisten.
Berikut ini tahap-tahap dalam perencanaan sumber daya
manusia yaitu :
1.
Menganalisis jumlah kondisi tenaga kerja yang
ada sekarang, baik kuantitas maupun kualitas. Artinya seberapa banyak tenaga
kerja yang ada dengan disertai kualifikasi masing-masing. Dengan demikian, akan
terlihat apakah ada kekurangan atau kelebihan karyawan.
2.
Menganalisis jumlah posisi jabatan dan staf yang
ada sekarang termasuk jenis pekerjaan. Artinya menghitung posisi-posisi jabatan
mulai dari direktur, manajer atau supervisor.
3.
Menghitung rasio beban kerja untuk masig-masing
jabatan, sehingga dapat diketahui mana beban yang berlebih dan mana yang
kurang. Perhitugan beban pekerjaan ini penting agar produktivitas dan loyalitas
karyawan dapat dipertahankan.
4.
Menganalisis rencana strategis perusahaan ke
depan, baik jangka pendek 1 tahun, menengah 3 tahun atau jangka panjang 5
tahun. Artinya apakah perusahaan akan melakukan investasi baru dimasa yang akan
datang yang tentunya akan membutuhkan sejumlah tenaga kerja.atau sebaliknya
perusahaan akan segera menutup sejumlah unit, cabang atau pabrik tertentu.
5.
Mendata usia tenaga kerja, dan identifikasikan
usia terutama yang sudah mendekati pensiun. Dengan diketahui jumlah usia tenaga
kerja maka dapat diperhitungkan jumlah yang akan memasuki usia pensiun.
6.
Memperkirakan tenaga kerja yang akan keluar atau
dikeluarkan. Hal ini biasanya dapat dilihat dari pengalaman tahun-tahun
sebelumnya, baik yang mengalami kecelakaan ataupun yang minta berhenti sendiri.
7.
Memperkirakan pasar tenaga kerja, baik kuantitas
maupun kualitas. Artinya perlu diketahui penawaran dan permintaan tenaga kerja
baik lokal, nasional maupun internasional.
8.
Menyusun rencana aksi terhadap rencana yang
telah disusun dan disetujui. Artinya hal-hal yang perlu dilakukan sekarang dan
jika terjadi suatu masalah dengan karyawan.
Berikut ini ulasan untuk
melengkapi penjelasan diatas yaitu :
Menganalisis jumlah kondisi
tenaga kerja yang ada sekarang, baik kuantitas maupun kualitas maksudnya adalah
menghitung jumlah tenaga kerja yang ada sekarang. Perhitungan didasarkan kepada
kondisi riil saat ini dan menjadi dasar untuk perhitungan selanjutnya.
Menganalisis
jumlah posisi jabatan dan staf yang ada sekarang, termasuk jenis pekerjaan
maksudnya adalah menghitung jumlah jabatan, mulai dari yang paling rendah
sampai yang paling tinggi. Dengan diketahuinya jabatan maka akan mudah untuk
membuat pengembangan jabatan termasuk orang-orang yang didalamnya. Perhitungan
juga termasuk kepada jenis-jenis pekerjaan yang ada, karena setiap jenis pekerjaan
memerlukn keahlian khusus.
Menghitung
rasio beban kerja untuk masing-masing jabatan, artinya untuk mengetahui
kebutuhan tenaga kerja setiap jabatan (hal ini sudah dilakukan dalam job
analisis) dengan demikian, akan
diketahui beban kerja seseorang, sehingga perlu penambahan tenaga kerja jika
dirasa beban suatu jabatan terlalu berat. Sebaliknya akan ada pengurangan
tenaga kerja jika beban kerja dirasa kurang.
Menganalisis rencana strategis
perusahaan kedepan, baik jangka pendek 1 tahun, menengah 3 tahun atau jangka
panjang 5 tahun maksudnya untuk mengetahui rencana pengembangan perusahaan
kedepan. Misalnya tahun depan perusahaan akan mendirikan cabang baru, kemudian
3 tahun yang akan datang akan membuat pabrik baru, atau 5 tahun yang akan
datang akan membuat anak perusahaan, sehingga semua ini perlu perhitungan
jumlah tenaga kerja yang akan dibutuhkan.
Mendata
usia tenaga kerja maksudnya adalah untuk memperkirakan jumlah tenaga kerja yang
akan memasuki usia pensiun dimasa yang akan datang. Dengan demikian, akan
diketahui jumlah karyawan yang akan keluar dalam 1 periode serta untuk mencari
penggantinya.
Implikasi kenyataan itu terhadap perencanaan sumber daya
manusia antara lain ialah bahwa perencanaan itu harus dilakukan sedemikian rupa
sehingga:
1.
Para pekerja yang segera memasuki masa pensiun
benar-benar siap untuk itu, terutama dalam hal mental dan finansial;
2.
Dalam hal itu tidak terjadi kekosongan jabatan
dalam arti siapnya tenaga-tenaga yang lebih muda untuk mengisi lowongan yang
terjadi.[1]
Memperkirakan
tenaga kerja yang akan keluar atau dikeluarkan, artinya setiap waktu ada saja
karyawan yang keluar dengan berbagai sebab, misalnya berbuat curang atau
mengundurkan diri. Dalam hal ini perkiraan bisa didasarkan kepada data masu
lalu.
Memperkirakan
pasar tenaga kerja, baik kuantitas maupun kualitas, maksudnya tenaga kerja yang
bersumber dari universitas atau lembaga pendidikan dan pelatihan. Dengan
diketahuinya sumber tenaga kerja ini memudahkan kita untuk mendapatkan tenaga
kerja yang dibutuhkan.
Menyusun
rencana aksi artinya melakukan tindakan untuk melakukan rencana-rencana yang
telah disusun. Misalnya melakukan rekrutmen, menempatkan pengganti karyawan
yang keluar.[2]
 |
Proses perencanaan sumber daya
manusia manusia terdapat empat tahapan yang meliputi :
1.
Pengumpulan, analisis, dan peramalan data dalam
rangka mengembangkan perkiraan pasokan SDM dan permintaan SDM (membuat sistem
informasi SDM).
2.
Menetapkan tujuan dan kebijakan SDM, mendapatkan
persetujuan , dan dukungan dari manajemen puncak.
3.
Merancang dan mengimplementasikan rencana dan
program tindakan dalam berbagai bidang kegiatan seperti rekrutmen, pelatihan
dan promosi yang memungkinkan organisasi mampu mencapai tujuan SDM-nya.
4.
Mengendalikan dan mengevaluasi rencana dan
program kepegawaian untuk memfasilitasi kemajuan ke arah tujuan SDM.
Keempat tahapan dalam proses
perencanaan SDM tersebut dapat pula disebut sebagai prosedur dan tahapan untuk
perencanaan dan pemrograman SDM. Oleh EW Vetter (dalam Irianto, 2001), prosedur
tahapan ini dihubungkan dalam suatu skema seperti diatas.
Dalam skema diatas dapat dilihat
tahap pertama meliputi lima kegiatan, yaitu :
1.
Analisis terhadap empat elemen SDM yang meliputi
penyimpangan/ketersediaan, pemekerjaan, produktivitas, dan organisasi;
2.
Peramalan permintaan kebutuhan keseluruhan SDM.
3.
Peramalan SDM perb unit.
4.
Persetujuan pengangguran.
5.
Manajemen perkiraan/estimasi pasokan SDM.
Adapun dalam tahap kedua dalam
proses perencanaan SDM dilakukan
persetujuan oleh manajemen puncak tentang segala sesuatu yang berkaitan
dengan pernyataan-pernyataan dalam perencanaan SDM. Disamping itu, dalam tahap
ini juga ditentukan berbagai tujuan dan kebijakan yang berkaitan dengan SDM.
Tahap ketiga berupa pemrograman SDM yang meliputi sejumlah pokok yang terdiri
dari rekrutmen dan seleksi, penempatan, pemberhentian, remunerasi, pelatihan
dan pengembangan, penilaian dan identifikasi kinerja, serta sistem informasi
SDM.
Perencanaan SDM diakhiri dengan
tahap keempat, yaitu pengendalian atau control dan evaluasi yang memusatkan
perhatiannya pada efektivitas kebijakan SDM untuk akhirnya menjadi informasi
baru bagi tahap pertama.
Jika
dicermati pada keempat tahap tersebut, maka perencanaan SDM pada dasarnya
merupakan kegiatan kunci dalam MSDM. Didalamnya, khususnya pada tahap ketiga,
terdapat banyak kegiatan yang menjadi substansi MSDM. Oleh karena itu,
perencanaan SDM menjadi sangat penting bagi organisasi. Perencanaan yang baik
akan menentukan tingkat kualitas MSDM.[3]
Tidak ada komentar:
Posting Komentar